Tài liệu hướng dẫn trực quan từng thao tác dành cho Cán bộ Quản trị, Giáo vụ và Kế toán trên hệ thống vrhm.spmph.edu.vn và vrhm.spmph.edu.vn. Bấm trực tiếp vào bất kỳ hình ảnh chụp màn hình nào để phóng to độ phân giải cao.
Giai đoạn 1 (Bước 1 → 9)
Khởi tạo & Mở cổng ĐK
Tạo lớp/hội nghị, chuyển file Word thành giao diện chuẩn, cấu hình biểu phí, minh chứng và mở cổng đăng ký.
Giai đoạn 2 (Bước 10 → 12)
Đối soát & Xét duyệt
Duyệt miễn giảm/chia đợt, dán sao kê ngân hàng tự động gạch nợ học phí và đưa học viên vào danh sách lớp.
Giai đoạn 3 (Bước 13 → 15)
Check-in QR & HĐĐT VNPT
Gửi giấy mời QR, quét súng mã vạch tại bàn lễ tân, thu bản cứng CME và xuất Hóa đơn Điện tử VNPT.
Giai đoạn 4 (Bước 16 → 18)
Cấp CME & Quyết toán
Xác nhận đủ điều kiện, cấp E-Certificate có QR tra cứu, xuất 3 bộ biểu mẫu Giáo vụ/Tài chính và đóng lớp.
PHẦN I. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG & LÀM QUEN THANH ĐIỀU HƯỚNG
Bước 1 — Bước 2
BƯỚC 1
Đăng nhập dành cho Cán bộ Quản trị / Giáo vụ / Kế toán
Hình 1. Giao diện đăng nhập hỗ trợ Google OAuth (@hmu.edu.vn) và Tài khoản Quản trị🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Nút bấm / Vị trí
Chức năng & Hướng dẫn thao tác
G Tiếp tục với Google (@hmu.edu.vn)
(Khuyến nghị) Dành cho cán bộ, giảng viên có email tên miền @hmu.edu.vn đã được phân quyền quản trị (thanhlam@hmu.edu.vn, nguyentramy@hmu.edu.vn, huongle@hmu.edu.vn, khanhthixuan@hmu.edu.vn, thanhthuyhoang@hmu.edu.vn). Bấm 1 chạm và chọn tài khoản Google để vào thẳng giao diện Quản trị.
Đăng nhập bằng Tài khoản / Mật khẩu
Bấm vào dòng "Đăng nhập bằng Tài khoản / Mật khẩu (Dành cho Quản trị viên)" để mở ô nhập Email và Mật khẩu dự phòng khi không dùng Google, sau đó bấm nút màu xanh Đăng nhập.
BƯỚC 2
Cấu trúc 5 Menu nghiệp vụ trong Phân hệ "Tuyển sinh"
Sau khi đăng nhập, nhìn vào cột menu bên trái của phân hệ Tuyển sinh, toàn bộ quy trình vận hành được sắp xếp theo đúng 5 mục đánh số thứ tự từ 1 đến 5:
Hình 2. Màn hình 1. Đợt tuyển sinh (Lớp & Hội nghị) kèm Cột lọc Phân loại & Giai đoạn tổ chức bên trái🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Menu bên trái
Vai trò & Công dụng
1. Đợt tuyển sinh (Lớp & Hội nghị)
Nơi khởi tạo, cấu hình biểu phí, thiết kế nội dung và điều hành tổng thể từng Lớp đào tạo liên tục (CME) hoặc Hội thảo / Hội nghị khoa học.
2. Hồ sơ học viên (Xét duyệt)
Danh sách toàn bộ hồ sơ học viên/đại biểu đăng ký để tra cứu, lọc đa chiều và xét duyệt chi tiết từng cá nhân.
3. Đối soát học phí (Sao kê NH)
Công cụ dành cho Kế toán dán hoặc tải file sao kê ngân hàng (BIDV...) để hệ thống tự động nhận diện mã hồ sơ, gạch nợ và xác nhận học phí hàng loạt.
4. Gửi Email thông báo
Công cụ gửi Email hàng loạt hoặc cá nhân hóa (thông báo học phí kèm mã VietQR, giấy mời kèm thẻ QR Check-in, thông báo cấp chứng chỉ...).
5. Báo cáo & Thống kê
Tổng hợp số liệu tuyển sinh, doanh thu học phí và kết quả cấp chứng chỉ.
PHẦN II. KHỞI TẠO LỚP HỌC / HỘI NGHỊ & THIẾT KẾ GIAO DIỆN TỪ WORD
Bước 3 — Bước 9
BƯỚC 3
Tạo mới Đợt tuyển sinh & Cấu hình Thông tin chung
Tại màn hình 1. Đợt tuyển sinh (Lớp & Hội nghị), bấm nút + Tạo mới ở góc trên bên trái (hoặc bấm vào một lớp hiện có để chỉnh sửa).
Hình 3. Màn hình Chi tiết Đợt tuyển sinh: Thanh công cụ Header, Thanh trạng thái 4 giai đoạn và Thông tin chung🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Nút bấm / Trường thông tin
Diễn giải chi tiết thao tác
Mở cổng đăng ký / Bắt đầu tổ chức / Kết thúc / Đóng lớp
Nút chuyển giai đoạn vòng đời của lớp trên thanh Header: Mới khởi tạo ➔ Đang mở đăng ký (công bố lên web) ➔ Đang tổ chức học (khai giảng/khai mạc) ➔ Đã kết thúc (đóng cổng và lưu trữ).
🏦 Đối soát Sao kê Ngân hàng
Mở nhanh phiên đối soát sao kê ngân hàng của riêng lớp này.
✉️ Soạn & Gửi Email
Mở trình soạn thảo chiến dịch Email gửi cho học viên thuộc lớp này.
🌐 Xem trên Website
Mở trực tiếp trang giới thiệu & đăng ký của lớp ngoài cổng thông tin công khai để kiểm tra giao diện.
Loại hình chương trình
• Chọn Đào tạo liên tục (Lớp học CME): Áp dụng Luồng 1 (hỗ trợ xin miễn giảm/đóng học phí nhiều đợt, xét điểm chuyên cần + bài kiểm tra đầu ra).
• Chọn Hội thảo / Hội nghị Khoa học: Áp dụng Luồng 2 (tối ưu form đăng ký nhanh cho đại biểu, chọn đa phiên/workshop, xét QR Check-in + hồ sơ bản cứng CME).
Bật tùy chọn Đăng ký cấp CME & Cho phép chọn nhiều Phiên
Cho phép đại biểu lựa chọn có lấy CME hay không và tích chọn tham dự đồng thời nhiều Phiên/Workshop (Tiền hội nghị, Phiên chính, Hậu hội nghị) trên cùng một đơn đăng ký.
Tự động xác nhận HS & Đưa vào danh sách khi Đóng đủ tiền
Khi bật, ngay khi Kế toán xác nhận học phí (hoặc đối soát sao kê khớp 100%), hồ sơ tự động chuyển thẳng vào danh sách lớp chính thức và gửi Email kèm Thẻ QR Check-in.
BƯỚC 4
Thiết kế "Mô tả chi tiết khóa học" chuẩn đẹp từ File Word
Chuyển sang Tab 📖 Mô tả chi tiết khóa học. Hệ thống cung cấp sẵn Bộ 3 công cụ tự động hóa giúp cán bộ không cần biết thiết kế web vẫn tạo được trang thông báo chuẩn nhận diện màu xanh Navy của Viện:
Hình 4. Bộ 3 nút công cụ tạo khung chuẩn, làm đẹp nội dung dán từ Word và chuyển đổi trực tiếp từ file .docx🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Công cụ trên thanh thiết kế
Khi nào sử dụng & Cách thao tác
✨ Tạo / Cập nhật Khung giao diện chuẩn
Cách 1 (Tạo tự động từ thông số lớp): Bấm nút này khi chưa có bài viết. Hệ thống tự động lấy Tên lớp, Thời gian, Địa điểm, Số tiết CME, Bảng biểu phí các phiên và Danh mục hồ sơ ở các tab bên cạnh để dựng sẵn khung 4 khối chuẩn đẹp.
📄 Làm đẹp nội dung vừa dán từ Word
Cách 2 (Copy & Paste từ Word): Copy nội dung và bảng biểu từ Microsoft Word dán (Ctrl+V) vào ô soạn thảo bên dưới, sau đó bấm nút này để hệ thống tự động lọc bỏ mã rác của Word, căn chỉnh phông chữ và đóng khung bảng biểu màu xanh Navy.
📥 Chuyển file Word (.docx) thành Giao diện chuẩn
Cách 3 (Nhanh và đẹp nhất): Bấm Tải tệp của bạn lên ở mục File Word (.docx) để chuyển đổi, chọn file .docx thông báo chiêu sinh từ máy tính, rồi bấm nút màu xanh lá này. Hệ thống tự động đọc toàn bộ tiêu đề, danh sách và bảng biểu trong file Word để chuyển thành giao diện web chuẩn chỉ sau 1 giây.
BƯỚC 5
Cấu hình Hồ sơ & Tài liệu Minh chứng bắt buộc
Chuyển sang Tab 📋 Cấu hình Hồ sơ & Minh chứng để bật/tắt các giấy tờ mà học viên cần tải lên khi đăng ký trực tuyến.
Hình 5. Cấu hình danh mục tài liệu minh chứng hiển thị động trên Form đăng ký trực tuyến🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
💡 Lưu ý nghiệp vụ: Chỉ những loại giấy tờ được tích chọn (✓) mới xuất hiện ô tải tệp trên trang đăng ký trực tuyến /admission/form của lớp đó. Ngoài ra, nếu tích chọn "Yêu cầu nộp hồ sơ bản cứng tại bàn Check-in (để cấp CME)", hệ thống sẽ kiểm soát việc thu bản cứng trước khi cho phép cấp chứng chỉ CME.
BƯỚC 6
Thiết lập Biểu phí theo Phiên, Đối tượng & Giới hạn chỗ ngồi
Chuyển sang Tab 🏷 Biểu phí Phiên, Đối tượng & Giới hạn chỗ để khai báo các mức phí đóng sớm (Early Bird), đóng muộn, phân loại theo đối tượng (Bác sĩ, Học viên SĐH, Sinh viên...) và trần chỗ ngồi từng phiên.
Hình 6. Bảng cấu hình Biểu phí đa phiên, phân tầng theo đối tượng và tự động khóa khi hết chỗ (Sold Out)🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Cột cấu hình
Ý nghĩa & Cơ chế tự động trên Website
Tên đợt / Mức ưu đãi & Mã Phiên
Hiển thị trực tiếp trên thẻ vé ngoài trang đăng ký (VD: Phiên chính (09-10/04) - Đóng phí trước 25/3/2026).
Đối tượng áp dụng
Khi đại biểu bấm chọn đối tượng của mình trên trang đăng ký, hệ thống tự động lọc chỉ hiển thị đúng các thẻ vé dành cho đối tượng đó.
Từ ngày — Đến ngày
Hệ thống tự động đối chiếu ngày nộp hồ sơ thực tế để áp dụng mức phí ưu đãi đóng sớm (Early Bird) hoặc mức phí tiêu chuẩn.
Chỉ tiêu tối đa (0 = KGH)
Giới hạn số ghế ngồi của phiên/workshop. Khi cột Đã ĐK đạt trần, thẻ vé trên website tự động khóa và gắn nhãn HẾT CHỖ (SOLD OUT).
BƯỚC 7
Cấu hình Mã ưu đãi Tài trợ (Voucher) & Chiết khấu Đăng ký theo Đoàn
Chuyển sang Tab 🎟 Mã ưu đãi Tài trợ & Đăng ký đoàn để cấu hình chiết khấu tập thể (từ 5 người / 10 người) và phát hành mã vé mời cho Nhà tài trợ.
Hình 7. Cấu hình chiết khấu đăng ký theo đoàn và danh sách mã voucher tài trợ🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
BƯỚC 8
Cấu hình Địa điểm, Nhắc lịch tự động & Điều kiện tải E-Certificate
Chuyển sang Tab 📍 Địa điểm, Báo cáo viên & E-Certificate để nhập địa điểm hội trường, bật gửi email nhắc lịch tự động kèm Thẻ QR trước ngày khai mạc và yêu cầu làm khảo sát trước khi tải chứng chỉ.
Hình 8. Cấu hình Địa điểm tổ chức, Nhắc lịch tự động và Điều kiện mở khóa E-Certificate🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
BƯỚC 9
Mở cổng đăng ký & Kiểm tra giao diện trên Website công khai
Sau khi hoàn tất cấu hình, bấm nút Mở cổng đăng ký trên thanh Header của lớp học, sau đó bấm 🌐 Xem trên Website để kiểm tra trang đăng ký công khai.
Hình 9. Giao diện Cổng thông tin & Đăng ký trực tuyến công khai ngoài Website🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
PHẦN III. TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ, ĐỐI SOÁT HỌC PHÍ & XÉT DUYỆT HỒ SƠ
Bước 10 — Bước 12
BƯỚC 10
Điều hành tại Bảng Tổng quan & Xét duyệt theo 4 Bước (Trên Đợt tuyển sinh)
Mở Đợt tuyển sinh ➔ Tab đầu tiên 📋 Tổng quan & Xét duyệt theo Bước. Tại đây hiển thị số lượng hồ sơ theo thời gian thực ở từng công đoạn và các nút bấm duyệt hàng loạt:
Hình 10. Khối điều hành Bước 1 (Tiếp nhận ĐK & Thu học phí) và Bước 2 (Thẩm định Hồ sơ & Đưa vào lớp)🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Nút điều hành hàng loạt
Tác dụng khi bấm
Duyệt tất cả đề xuất MG/Chia đợt
Duyệt hàng loạt các hồ sơ đang xin miễn giảm hoặc đóng học phí theo đợt, tự động tạo lịch đóng từng đợt và gửi Email thông báo số tiền cần chuyển khoản kèm mã VietQR.
Đối soát Sao kê Ngân hàng
Mở phiên đối soát sao kê ngân hàng để tự động khớp và gạch nợ học phí hàng loạt cho lớp này.
Xác nhận Hồ sơ hợp lệ (Hàng loạt)
Chuyển toàn bộ các hồ sơ đã đóng học phí sang trạng thái Đã xác nhận hồ sơ hợp lệ và gửi Email thông báo.
Đưa vào Danh sách Lớp (Hàng loạt)
Xếp toàn bộ học viên đã duyệt hồ sơ vào danh sách lớp chính thức (Đã vào lớp) và tự động gửi Email Giấy mời kèm Thẻ QR Check-in.
BƯỚC 11
Đối soát Sao kê Ngân hàng & Gạch nợ Học phí Tự động
Vào menu 3. Đối soát học phí (Sao kê NH) (hoặc bấm nút 🏦 Đối soát Sao kê Ngân hàng trên lớp học). Kế toán thực hiện 3 thao tác để gạch nợ hàng trăm giao dịch chỉ trong vài giây:
Hình 11. Màn hình Đối soát Sao kê Ngân hàng tự động nhận diện Mã hồ sơ, SĐT, Họ tên và gạch nợ hàng loạt🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Thao tác của Kế toán
Cơ chế xử lý tự động của Hệ thống
1. Dán sao kê (Copy & Paste) hoặc Upload file .xlsx
Copy trực tiếp các dòng giao dịch từ file Excel sao kê ngân hàng (BIDV, Vietcombank...) dán vào ô văn bản ở Tab 1, hoặc tải file Excel lên ở Tab 2.
🔍 1. Phân tích & Tự động Tìm Hồ sơ Khớp
Hệ thống tự động bóc tách Ngày GD, Mã tham chiếu, Số tiền, Nội dung chuyển khoản và đối chiếu với Mã hồ sơ (RHM16-2026-033), 9 số cuối SĐT và Họ tên không dấu. Dòng khớp hiện nhãn xanh Khớp chính xác 100%.
✅ 2. Xác nhận Thanh toán cho toàn bộ dòng Đã khớp
Tự động chuyển trạng thái toàn bộ hồ sơ khớp sang Đã xác nhận thanh toán, cộng số tiền thực đóng, gạch nợ học phí và gửi Email xác nhận thu tiền (kèm Thẻ QR Check-in) cho học viên.
BƯỚC 12
Tra cứu, Lọc đa chiều & Xét duyệt Chi tiết từng Hồ sơ Học viên
Vào menu 2. Hồ sơ học viên (Xét duyệt) để lọc danh sách theo Lớp, Bước xét duyệt, Tình trạng học phí hoặc Trạng thái Hóa đơn VNPT, và bấm vào từng học viên để kiểm tra chi tiết:
Hình 12a. Danh sách Hồ sơ học viên với Cột lọc đa chiều bên trái🔍 Bấm vào ảnh để phóng toHình 12b. Màn hình Chi tiết Hồ sơ Học viên — Tab 🎓 Đăng ký nhận CME (Tách riêng với Tab 🧾 Quản lý Hóa đơn VNPT)🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
📌 Cấu trúc 5 Tab rõ ràng trên mỗi Hồ sơ Học viên:
1. 🎓 Đăng ký nhận CME: Kiểm tra trạng thái điểm danh QR Check-in, bấm Xác nhận Đã thu bản cứng, kiểm tra điều kiện cấp CME và bấm Cấp Chứng chỉ Điện tử (E-Certificate).
2. 🧾 Quản lý Hóa đơn (VNPT): Quản lý thông tin đơn vị/mã số thuế và thực hiện 3 bước xuất Hóa đơn Điện tử VNPT.
3. 💳 Học phí, Miễn giảm & Hoàn tiền: Theo dõi lịch sử đóng tiền, duyệt miễn giảm/chia đợt, xử lý Bảo lưu ➔ Chuyển lớp hoặc Rút hồ sơ ➔ Hoàn tiền.
4. 📂 Hồ sơ & Minh chứng đính kèm: Xem và tải xuống văn bằng, CCCD, ảnh thẻ, chứng chỉ hành nghề.
5. 👤 Thông tin cá nhân & Đơn vị: Thông tin hành chính và các Phiên/Workshop đã đăng ký.
PHẦN IV. TỔ CHỨC SỰ KIỆN, QUÉT QR CHECK-IN (KIOSK) & GỬI EMAIL THÔNG BÁO
Bước 13 — Bước 14
BƯỚC 13
Soạn & Gửi Email Thông báo Hàng loạt (Nhắc đóng phí / Giấy mời QR Check-in)
Vào menu 4. Gửi Email thông báo (hoặc bấm nút ✉️ Soạn & Gửi Email trên lớp học) để gửi thông báo cá nhân hóa kèm mã VietQR hoặc Thẻ đại biểu QR Check-in:
Hình 13. Công cụ Soạn & Gửi Email Thông báo tích hợp sẵn 7 mẫu nghiệp vụ và trộn biến tự động🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
BƯỚC 14
Vận hành Trạm Quét QR Check-in Liên tục tại Bàn Tiếp đón (Kiosk)
Trong ngày khai giảng / khai mạc Hội nghị, mở Đợt tuyển sinh ➔ bấm nút màu vàng 📷 Mở Trạm Quét QR Check-in (Súng mã vạch / Camera) để mở màn hình Kiosk chuyên dụng cho bàn lễ tân:
Hình 14. Giao diện Trạm Quét QR Check-in Liên tục tại bàn lễ tân (Hỗ trợ súng bắn mã vạch 2D, thu bản cứng và in thẻ đeo 1 chạm)🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Chức năng trên Trạm Kiosk
Hướng dẫn thao tác tại bàn tiếp đón đại biểu
Ô Quét súng mã vạch QR / Nhập Mã HS, SĐT
Con trỏ luôn đặt sẵn tại ô quét. Khi đại biểu đưa mã QR (trên điện thoại hoặc giấy mời), bấm súng quét mã vạch: hệ thống lập tức điểm danh Có mặt, phát âm báo thành công và hiển thị thẻ đại biểu để bấm In thẻ đeo (Name Badge).
✓ Check-in & 📁 Bản cứng
Nếu đại biểu quên mang mã QR, gõ tên hoặc SĐT vào ô lọc nhanh bên phải rồi bấm ✓ Check-in (điểm danh 1 chạm) và bấm 📁 Bản cứng khi đại biểu nộp bộ hồ sơ giấy CME tại bàn.
🖨️ In Danh sách Ký tên A4 & 📊 Xuất Excel Điểm danh
In biểu mẫu danh sách điểm danh giấy A4 có cột ký tên hoặc tải file Excel tổng hợp kết quả điểm danh ngay tại hội trường.
PHẦN V. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT, CẤP CHỨNG CHỈ CME & ĐÓNG LỚP
Bước 15 — Bước 18
BƯỚC 15
Xuất Hóa đơn Điện tử VNPT (Quy trình 3 Bước — Hỗ trợ cả Excel/XML và API)
Cán bộ Kế toán có thể thực hiện quy trình 3 bước xuất Hóa đơn Điện tử VNPT cho từng học viên (tại Tab 🧾 Quản lý Hóa đơn (VNPT) trong Hồ sơ học viên) hoặc thực hiện hàng loạt cho cả lớp (tại cuối Tab 📋 Tổng quan & Xét duyệt theo Bước của Đợt tuyển sinh):
Hình 15. Giao diện Tab 🧾 Quản lý Hóa đơn (VNPT) với quy trình 3 bước chuẩn hóa🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Bước thực hiện
Thao tác & Diễn giải chi tiết
BƯỚC 1: Tạo Hóa đơn Nháp 📊 Bước 1a: Xuất Excel Import VNPT (.xlsx)
hoặc ☁️ Bước 1b: Đẩy API Tạo HĐ Nháp VNPT
• Hướng 1a (Qua File Excel/XML): Tải file Excel/XML chuẩn cấu trúc VNPT-Invoice về máy tính để import lên cổng VNPT tạo hóa đơn nháp.
• Hướng 1b (Qua API tự động): Đẩy trực tiếp dữ liệu sang Webservice VNPT để sinh hóa đơn nháp và nhận mã FKey.
BƯỚC 2: Gửi Mẫu HĐ cho Học viên kiểm tra ✉️ Bước 2: Gửi Mail Mẫu Hóa đơn & Thông tin xuất
Hệ thống gửi Email kèm bản xem trước Mẫu Hóa đơn Nháp và đường dẫn trực tuyến để học viên/đơn vị kiểm tra lại Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ và bấm "Xác nhận thông tin xuất hóa đơn chính xác" trước khi Kế toán ký số phát hành.
BƯỚC 3: Xác nhận Xuất chính thức & Trả HĐĐT ✅ Bước 3: Cán bộ Xác nhận Xuất & Gửi HĐĐT
Sau khi phát hành chính thức trên VNPT, bấm nút Bước 3 để khóa trạng thái Đã xác nhận xuất HĐĐT và tự động gửi Email trả Hóa đơn Điện tử kèm Mã tra cứu cho học viên.
BƯỚC 16
Đánh giá Điều kiện & Cấp Chứng chỉ Điện tử (E-Certificate có mã QR xác thực)
Tại khối BƯỚC 3: TỔ CHỨC HỌC, ĐÁNH GIÁ & CẤP CHỨNG CHỈ và khối QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ NHẬN CME (TẬP TRUNG) trên Đợt tuyển sinh:
Hình 16. Khối điều hành Bước 3 (Đánh giá & Cấp chứng chỉ), Bước 4 (Bảo lưu/Hoàn tiền) và Quản lý CME tập trung🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Nút thao tác cấp CME
Chức năng & Kết quả
📋 Xem DS Học viên Đăng ký CME & 📁 Xác nhận Đã thu bản cứng (Hàng loạt)
Lọc riêng danh sách các học viên có đăng ký nhận CME để kiểm tra điểm danh, hồ sơ minh chứng và xác nhận đã thu đủ bản cứng.
✅ Xác nhận Đủ điều kiện (Hàng loạt)
Xác nhận học viên đã hoàn thành chương trình và đóng đủ 100% học phí (remaining_debt_amount == 0), đủ điều kiện cấp CME.
🎓 Cấp Chứng chỉ Điện tử (Hàng loạt)
Tự động cấp số hiệu chứng chỉ, sinh Giấy chứng nhận CME Điện tử có mã QR tra cứu xác thực tại /certificate/verify và gửi Email chúc mừng kèm link tải PDF cho toàn bộ học viên.
BƯỚC 17
Xử lý Bảo lưu ➔ Chuyển lớp hoặc Rút hồ sơ ➔ Hoàn trả Học phí
Đối với học viên đã đóng tiền nhưng xin bảo lưu sang khóa sau hoặc xin rút hồ sơ hoàn phí, mở Hồ sơ học viên ➔ Tab 💳 Học phí, Miễn giảm & Hoàn tiền:
🔄 Hai nghiệp vụ xử lý phát sinh tự động:
• Bảo lưu & Chuyển lớp: Bấm ⏸ Xác nhận Bảo lưu Học phí để chốt số tiền bảo lưu. Khi có khóa mới, chọn Lớp đích chuyển đến rồi bấm ➡️ Chuyển sang Lớp mới — hệ thống tự động tạo hồ sơ ở lớp mới, kế thừa 100% giấy tờ minh chứng và kết chuyển số tiền học phí đã đóng.
• Rút hồ sơ & Hoàn tiền: Nhập số tiền khấu trừ lệ phí hành chính (nếu có) và tài khoản ngân hàng nhận hoàn tiền của học viên ➔ bấm ↩️ Tiếp nhận Đơn rút & Chờ hoàn tiền ➔ sau khi chuyển khoản trả tiền, Kế toán bấm ✅ Kế toán Xác nhận Đã hoàn tiền.
BƯỚC 18
Xuất 3 Bộ Biểu mẫu Giáo vụ, Quyết toán Tài chính & Đóng lớp
Cuối cùng, tại khung 🖨️ XUẤT BIỂU MẪU GIÁO VỤ, QUYẾT TOÁN KẾ TOÁN, HÓA ĐƠN VNPT & TRẠM CHECK-IN (1 CÚ NHẤP CHUỘT) ở cuối Tab đầu tiên của Đợt tuyển sinh:
Hình 17. Khối Xuất 3 Bộ Biểu mẫu Giáo vụ, Trình ký Quyết định CME, Quyết toán Tài chính (.xlsx / Bản in A4)🔍 Bấm vào ảnh để phóng to
Bộ biểu mẫu kết xuất
Định dạng hỗ trợ & Mục đích lưu trữ
1. Danh sách Điểm danh tại Lớp / Hội trường
Bấm 📊 Tải Excel (.xlsx) hoặc 🖨️ Bản In A4 Ký tên để lưu hồ sơ chuyên cần.
2. Danh sách Đề nghị Cấp Chứng chỉ CME / Tốt nghiệp
Bấm 📊 Tải Excel (.xlsx) hoặc 🖨️ Bản In Trình ký QĐ để trình Lãnh đạo Viện ký Quyết định cấp chứng chỉ CME.
3. Bảng Quyết toán Tài chính & Tổng hợp Thu Chi
Bấm 📊 Tải Excel (.xlsx) hoặc 🖨️ Bản In Quyết toán tổng hợp đầy đủ thu thực tế, miễn giảm, bảo lưu, hoàn tiền và số hóa đơn VNPT.
Đóng lớp / Kết thúc khóa học
Bấm nút Kết thúc / Đóng lớp trên thanh Header của Đợt tuyển sinh để chuyển sang trạng thái Đã kết thúc, tự động khóa cổng đăng ký và hoàn tất lưu trữ.
